Dokumentacja pracownicza od A do Z

Zatrudnianie pracowników wymaga obowiązkowego prowadzenia poprawnej dokumentacji pracowniczej. Na prawidłowych aktach osobowych pracodawca nie może poprzestać, bowiem musi jeszcze prowadzić pozostałe zbiory dokumentów, o których mowa w przepisach. Te dodatkowe zbiory dokumentów dotyczą ewidencji czasu pracy, urlopów, wynagrodzeń, PPK, RODO i wielu innych. Przepisy prawa nakładają szereg obowiązków, a jednocześnie zawierają niewiele wzorów dokumentów, na których pracodawca może bazować.

Jako że znikoma część wzorów dokumentów jest określona w przepisach prawa, pracodawcy lub firmy kadrowo-księgowe muszą opracować je samodzielnie. Stwarza to określone problemy. Publikacja ma na celu przybliżyć zagadnienia związane z tworzeniem, prowadzeniem i przechowywaniem przede wszystkim dokumentacji pracowniczej w rozumieniu Kodeksu Pracy, ale także pozostałej dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracownika i zleceniobiorcy. Zawiera wzory regulaminów wraz z przykładowymi wzorami dokumentów w zakresie:

• rekrutacji,
• zatrudnienia (umów, wypowiedzeń, wypowiedzeń zmieniających, nagród, nagan, itp.),
• pracy zdalnej z powodu COVID-19,
• RODO,
• działalności socjalnej,
• wynagrodzeń,
• ubezpieczeń społecznych,
• podatków,
• PPK.

Obszerny rozdział został poświęcony umowom cywilnoprawnym, jako równie istotnej podstawie świadczenia pracy i dokumentom związanym z korzystaniem z tej formy wykonywania pracy.

Wymagania wynikające z RODO znacznie skomplikowały kwestie dokumentacji pracowniczej. Jakie dane można pozyskiwać w dokumentach bez zgody pracownika, a pozyskanie jakich danych wymaga wyrażenia zgody? Komu i kiedy należy wręczać klauzulę informacyjną RODO i gdzie ją przechowywać? Publikacja wyjaśnia te dylematy.

Działalność pracodawcy w wielu przypadkach wymaga również opracowania regulaminów: pracy i wynagradzania. Przykładowe wzory tych wewnętrznych aktów prawnych zawiera publikacja. Jeśli pracodawca nie zrezygnował z prowadzenia działalności socjalnej, wymaga ona opracowania nie tylko Regulaminu ZFŚS, ale i wzorów dokumentów, z których zainteresowane strony będą mogły korzystać. Te wzory również znajdują się w publikacji.

Autorki skupiły się na wzorach dokumentów, które pracodawca musi mieć, by prawidłowo prowadzić kadry i płace oraz działalność socjalną, a których to wzorów nie znajdzie w aktach prawnych.
W przypadku druków, których wzory są zawarte w aktach prawnych, autorki ograniczyły się do omówienia błędów najczęściej popełnianych przy ich wypełnianiu.