Zarządzanie dokumentacją - aspekty prawne...

Dokument w języku polskim to termin wieloznaczny, odnoszący się do aspektów życia osobistego i społecznego, ale najczęściej jest definiowany jako materiał w postaci tekstu, fotografii lub jakikolwiek przedmiot, mający wartość dowodową lub informacyjną (Słownik języka polskiego PWN). Właśnie dokumentowi jako nośnikowi informacji są poświęcone opracowania złożone w zbiorze, który oddajemy do rąk czytelników.

Specjaliści z zakresu historii, archiwistyki i prawa pokazują w swoich opracowaniach, że przez wieki, niezależnie od swojej formy i postaci, jakie przybiera, dokument jest nieocenionym źródłem wiedzy na temat działalności władzy publicznej oraz organów wymiaru sprawiedliwości. Każda władza publiczna miała zwyczaj, a w świetle nowożytnego prawa ma obowiązek dokumentować swoje akty decyzyjne. To daje ogromny materiał do analiz dotyczących mechanizmów i procedur podejmowania decyzji, okoliczności istotnych dla prawidłowej oceny zjawisk gospodarczych i społecznych, a także uwarunkowań ludzkiego życia.

Materiał ten byłby jednak bezwartościowy, jeśli nie zostałby uporządkowany i umieszczony w określonym kontekście, czasie oraz miejscu wytworzenia. Z tego względu, zarówno w przeszłości, jak i współcześnie, zarządzanie dokumentami stanowi kluczowy obszar efektywnego funkcjonowania organów administracji publicznej oraz sądownictwa. Przedstawione w opracowaniu badania archiwaliów pokazują, że z wagi informacji zawartych w odpowiednio uporządkowanych dokumentach zdawano sobie sprawę już w odległych czasach kształtowania się różnych struktur państwowych.

Współcześnie budowanie coraz bardziej zaawansowanych systemów teleinformatycznych staje się podstawową tendencją, pozwalającą na digitalizację dokumentów papierowych, ale również otwierającą w zasadzie nieograniczone możliwości tworzenia dokumentów naturalnie elektronicznych. Co więcej, sztuczna inteligencja pozwala na przetwarzanie ogromnych zasobów informacji rozproszonych w potężnych zbiorach dokumentacyjnych. Przed archiwistyką, podobnie jak przed organami administracji publicznej i wymiaru sprawiedliwości, wyłaniają się możliwości zdigitalizowania i przeanalizowania informacji dotychczas nieodnalezionych, nieczytelnych, pozbawionych właściwego znaczenia z uwagi na nieustalenie kontekstu i okoliczności istotnych dla interpretacji tekstu. To nader atrakcyjna perspektywa, w efekcie której może się pojawić nowy obraz mechanizmów sprawowania władzy i życia naszych przodków, ale i osób obecnie żyjących.

Przedmowa